Política de tratamiento de datos personales

1. Responsable del tratamiento y canales oficiales

Grupo 5 Elementos S.A.S., identificado con NIT 901.392.193-2, actúa como responsable del tratamiento de los datos personales tratados a través de este sitio web y demás canales oficiales de atención.

Las solicitudes relacionadas con datos personales, reservas y verificación de identidad serán atendidas por los canales oficiales publicados por la empresa y por el área interna designada para tramitar solicitudes de habeas data.

2. Datos tratados y finalidades

La empresa podrá tratar datos de identificación, contacto, facturación, pago y reserva estrictamente necesarios para prestar el servicio solicitado y documentar la relación comercial.

• Crear, confirmar, modificar, cancelar o hacer seguimiento a reservas y compras de bonos.
• Emitir facturas, soportes, registros contables y evidencia asociada a obligaciones tributarias.
• Validar pagos, abonos, contracargos, devoluciones y transacciones sospechosas.
• Enviar confirmaciones, recordatorios, instrucciones del servicio e información relacionada con la reserva.
• Verificar identidad, prevenir fraude y evitar la entrega no autorizada de información de reserva o pago.
• Cumplir deberes legales y conservar evidencia de la transacción y de la relación con el cliente.

3. Verificación de identidad y canal autorizado

Para proteger la información de reserva, pago y facturación, la empresa entregará información por defecto únicamente al mismo número de WhatsApp desde el cual se inició el proceso de reserva o pago.

Si una persona escribe desde un número diferente, la empresa podrá abstenerse de suministrar información, cambiar la reserva, aceptar instrucciones o confirmar pagos hasta que el titular supere una validación adicional suficiente.

• La validación adicional podrá incluir confirmación de datos personales, datos del pago, documentos de identidad u otros mecanismos razonables de seguridad.
• Si la validación no se completa a tiempo, la empresa podrá mantener la reserva sin cambios, abstenerse de entregar información o no ejecutar solicitudes hasta confirmar la identidad.

4. Derechos del titular

Como titular de los datos, el cliente podrá ejercer los derechos reconocidos por la legislación colombiana de protección de datos.

• Conocer, actualizar y rectificar los datos personales.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada, salvo que exista una excepción legal.
• Ser informado sobre el uso dado a los datos personales.
• Presentar quejas ante la empresa y, cuando aplique, ante la Superintendencia de Industria y Comercio.
• Revocar la autorización o solicitar la supresión cuando sea legalmente procedente.
• Acceder a los datos personales que estén siendo tratados.

5. Consultas, reclamos y tiempos de respuesta

Las solicitudes deben identificar al titular, describir claramente el asunto y, cuando sea posible, adjuntar soportes que permitan verificar la identidad y tramitar la petición.

• Las consultas serán atendidas en un término de hasta diez (10) días hábiles, prorrogables una sola vez hasta por cinco (5) días hábiles adicionales con aviso previo.
• Los reclamos serán atendidos en un término de hasta quince (15) días hábiles, prorrogables una sola vez hasta por ocho (8) días hábiles adicionales con aviso previo.
• Cuando la empresa requiera más información para verificar identidad o entender la solicitud, el término de respuesta podrá contarse a partir del suministro de la información faltante.

6. Autorización, conservación y seguridad

La autorización para el tratamiento de datos personales podrá obtenerse mediante formularios del sitio web, conversaciones de WhatsApp, flujos de pago, facturas, mensajes de datos, grabaciones o cualquier otro canal legalmente válido. La empresa podrá conservar prueba de la autorización y de la transacción.

Los datos personales se conservarán por el tiempo necesario para cumplir las finalidades informadas, la relación contractual o comercial y los deberes legales o contables de conservación que apliquen a la empresa.

• Las bases de datos permanecerán vigentes mientras subsista la finalidad o exista deber legal de conservar la información.
• La empresa adopta medidas administrativas, humanas y técnicas razonables para proteger la información frente a acceso no autorizado, pérdida, uso indebido o divulgación no autorizada.